บทที่ 2 องค์กร การจัดการ การตัดสินใจ

Organization คือ องค์กร

องค์กร หมายถึง การนำเอาส่วนต่างๆที่มีความเกี่ยวข้องกันมารวมกันอย่างมีระเบียบ หรือเป็นการรวมกลุ่มกันอย่างมีเหตุผลของบุคคลกลุ่มหนึ่ง เพื่อเป็นศูนย์อำนวยการให้การดำเนินงานลุล่วงไปตามป้าหมายที่กำหนดไว้  โดยมีการใช้อำนาจการบริหารที่ชัดเจนมีการแบ่งงานและหน้าที่ลำดับขั้นตอนของการบังคับบัญชา และความรับผิดชอบ
องค์การประกอบด้วยองค์ประกอบหลัก 4 ประการ  ดังนี้
 1.  วัตถุประสงค์หรือจุดมุ่งหมาย  ในการก่อตั้งองค์การขึ้นมา  เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติกิจกรรม
2.  โครงสร้าง  องค์การต้องมีการจัดแบ่งหน่วยงานภายใน  โดยอาศัยหลักการกำหนดอำนาจหน้าที่  การแบ่งงานกันทำตามความชำนาญเพาะอย่าง  และการบังคับบัญชาตามลำดับชั้น  อันจะเป็นหนทางนำไปสู่การร่วมมือประสานงานเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์
 3.  กระบวนการปฏิบัติงาน  หมายถึง  แบบอย่างหรือวิธีปฏิบัติกิจกรรมหรืองานที่กำหนดขึ้นไว้อย่างมีแบบแผน  เพื่อให้ทุกคนในองค์การใช้เป็นหลักในการปฏิบัติงาน
 4.  บุคคล  องค์การต้องประกอบด้วยกลุ่มบุคคลที่เป็นสมาชิก  โดยกำหนดหน้าที่ตามภารกิจที่ได้รับมอบหมาย  ภายใต้โครงสร้างที่จัดตามกระบวนการปฏิบัติงานที่กำหนดไว้ให้สำเร็จตามวัตถุประสงค์

องค์กรแบ่งออกเป็น 3 ลักษณะใหญ่ๆ ได้แก่

·       องค์กรทางสังคม เป็นองค์กรที่มีวัตถุประสงค์ในการทำงานเกี่ยวกับความสัมพันธ์กับสมาชิกในสังคม เช่น ครอบครัว โรงเรียน และกลุ่มกิจกรรมสาธารณะต่างๆ

·       องค์ส่วนราชการ เป็นหน่วยงานของราชการ ทำให้เกิดนโยบายสาธารณะและงานบริการแก่ประชาชน

·       องค์กรเอกชน เป็นองค์กรที่ดำเนินการเพื่อผลประโยชน์ทางการค้า ได้รับผลตอบแทนจากผลกำไรที่เกิดจากการทำธุรกิจ

ประเภทขององค์กร

      การดำเนินธุรกิจอาจดำเนินการได้หลายรูปแบบ เราสามารถจำแนกรูปแบบธุรกิจได้เป็น 3 ประเภทด้วยกัน ได้แก่

·       กิจการเจ้าของตนเดียว

·       ห้างหุ้นส่วน

·       บริษัทจำกัด

FEATURES OF ORGANIZATIONS คือ คุณสมบัติขององค์กร

1. มีเป้าหมายชัดเจน ทุกคนในองค์กรต้องรู้เป้าหมาย เข้าใจวัตถุประสงค์ที่แท้จริงขององค์กรอย่างชัดเจน ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงหรือปรับปรุงเป้าหมายต้องแจ้งให้บุคคลทุกระดับให้เข้าใจไม่ใช่แจ้งให้ทราบ

2.สายงานบังคับบัญชาสั้นพร้อมงานบังคับบัญชาที่หลากหลาย พนักงานทุกระดับชั้นต้องพัฒนาความสามารถของตนเองให้สูงขึ้น และรับผิดชอบในองค์กรนั้น พร้อมทั้งลดสายการบังคับบัญชาและขั้นตอนการทำงาน ผู้บังคับบัญชาต้องทำงานอย่างเต็มที่ และมุ่งมั่นอยู่กับงานที่ทำอยู่ตลอดเวลา

3.มีฐานข้อมูลที่สนับสนุนการบริหารงาน มีระบบการจัดการทำงานด้วยความเชื่อมั่นและตัดสินใจด้วยตนเองให้ถูกต้อง มีประวัติที่ใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน มีการนำอุปกรณ์สมัยใหม่มาประยุกต์ใช้ตัวฐานข้อมูลควรจะต้องเป็นข้อมูลปัจจุบัน

4.มีระบบการจัดการที่ดี มีระบบการจัดการทำงานที่มีระบบ โดยใช้จำนวนคนไม่มากทั้งนี้ต้องมีการเตรียมงานที่ดี ทุกคนรู้หน้าที่ ไม่พยายามใช้ระบบกรรมการ จนเกินขอบเขตการทำงานทุกอย่างจะมีตัวชี้วัดอยู่ตลอดเวลา

5.เน้นการปฏิบัติงานที่ทำให้เกิดความน่าเชื่อถือและไว้วางใจ เน้นการปรับปรุงการทำงานตลอดเวลา เพื่อให้ได้ความเชื่อถือและถูกต้องที่สุด ผู้บังคับบัญชาสามารถที่จะพูดให้คนอื่นเข้าใจได้ง่ายผู้ใต้บังคับบัญชาทำงานด้วยความตั้งใจ คำนึงถึงผลประโยชน์ององค์กรและส่วนรวม

6.อย่าสร้างความขัดแย้งในสายตาการบังคับบัญชา ไม่ควรสร้างความขัดแย้งกับหัวหน้าของตนเอง ซึ่งในกลุ่มของผู้บริหารระดับสูงนั้นจะเชื่อหัวหน้ามากกว่า เพราะหัวหน้าจะรู้จักเรามากกว่าระดับบริหาร และหัวหน้าสร้างกำไรให้บริษัทมากกว่าตัวเราเอง

7.มีการตลาดและประชาสัมพันธ์ มีหน่วยงานดูแลชัดเจนบุคคลในองค์กรทุกระดับควรช่วยแนะนำให้ลูกค้าหรือผู้ใช้บริการทุกคนทราบเรื่องต่างๆ ขององค์กร และต้องแนะนำอย่างมีข้อมูลและถูกต้องมีการชักชวนให้ซื้อสินค้า และใช้บริการอยู่ตลอดเวลา ไม่ควรพูดถึงองค์กรในด้านลบ

8.ร่วมมือร่วมใจและทำงานเป็นทีมอย่างดียิ่ง เพิ่มบทบาทของการทำงานร่วมกันให้มากขึ้นพร้อมทั้งประสานงานกันเพื่อเผชิญกับการแก้ปันหาต่างๆ การทำงานเป็นทีมนั้นทุกคนต้องออกแรง ออกความคิดเห็นร่วมกัน เพื่อให้ได้มาในสิ่งที่ดีที่สุดพร้อมทั้งให้ความร่วมมือกับองค์กรอย่างเต็มที่ทุกเรื่อง เช่น การประหยัดพลังงาน การประหยัดค่าใช้จ่ายต่างๆ เป็นต้น

9.เน้นมูลค่าในการทำงานในแต่ละตำแหน่งและดำเนินตามนโยบายอย่างชัดเจน ควรย้ำพร้อมทั้งเพิ่มคุณค่าของการทำงานในแต่ละตำแหน่ง อีกทั้งต้องปฏิบัติตามนโยบายหลักมีการกำกับตรวจสอบการทำงานอย่างสม่ำเสมอไม่มีการควบคุมมากจนเกินไป ควรใช้กานประสานงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลพร้อมทั้งมีการให้ค่าตอบแทนอย่างยุติธรรม

10.การเสียสละเพื่อองค์กร มีการเสียสละเพื่อองค์กร การทำงานจะไม่เอาเปรียบองค์กรมีการเสนอความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์กับองค์กรอยู่ตลอดเวลา คนในองค์กรจะคิดถึงส่วนรวม และรับผิดชอบงานของตนเองอย่างดียิ่ง

.........................................................................................................................................................................................

การจัดการ (Mangement) 

การจัดการ (Mangement) หมายถึง กระบวนการที่จะทำให้บรรลุถึงเป้าหมายขององค์กร ซึ่งเป็นภารกิจ ของบุคคลหนึ่งหรือหลายบุคคลที่เข้ามาทำหน้าที่ประสานทรัพยากรต่างๆ ขององค์กร และพยายามของสมาชิกทำให้เกิดกิจกรรมต่างๆที่นำไปสู่การบรรลุความสำเร็จขององค์กร โดยการวางแผน การจัดองค์กร การจัดคนเข้าทำงาน การอำนวยการ และควบคุม ทรัพยากรขององค์กร ซื้อต้องเผชิญกับสภาพแสดล้อมภายนอกองค์กรที่มีการแข่งขันมากขึ้น

ความสำคัญของการจัดการ

การจัดการมีผลต่อความสำเร็จขององค์กร แม้จะเป็นสิ่งที่ไม่สามารถมองเห็นได้ แต่สามารถวัดและประเมินผลได้ การจัดการทำให้การใช้ทรัพยากรมีความคุ้มค่าและเกิดประสิทธิผลในการผลิต นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณภาพชีวิตของพนักงานดีขึ้น และยังเป็นการแสวงหาวิธีการทำงานที่ดีที่สุด และความสำคัญประการสุดท้าย คือ การจัดการช่วยทำให้เกิดการจ้างงาน ทำให้ประชาชนมีรายได้

หน้าที่ทางการจัดการ  มีองค์ประกอบ 5 ประการ คือ

1.       การวางแผน (Planning) การพิจารณากำหนดแนวทางการทำงานให้ บรรลุเป้าหมาย โดยเกิดจากการใช้ดุลพินิจคาดการณ์ล่วงหน้าเพื่อเป็นแนวทางการการทำงานในอนาคต

2.       การจัดองค์กร (Organization) การจัดระเบียบหรือโครงสร้างของการ ทำงานภายในองค์กรให้เป็นระบบระเบียบและอยู่ในส่วนประกอบที่เหมาะสม เพื่อก่อให้เกิดประโยชน์และช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จได้เร็วขึ้น

3.       การบังคับบัญชา  (Commanding) ภาระหน้าที่ของผู้บริหารในการใช้ความสามารถชักจูงหรือหว่านล้อมผู้ใต้บังคับบัญชาให้ปฏิบัติงานตามคำสั่ง จนสามารถทำให้องค์กรบรรลุผลสำเร็จได้

4.       การประสานงาน (Co-ordinating) การจัดให้ทรัพยากรบุคคลภายในองค์กรทำงานประสานสัมพันธ์สอดคล้องเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน เพื่อให้การดำเนินงานราบรื่นและบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ

5.       การควบคุม (Controlling) กระบวนการทำงานเริ่มตั้งแต่การกำหนดมาตรฐาน การแก้ไขการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชาตลอดจนการดำเนินงานตามแผน และการประเมินแผนเพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่กำหนดไว้

 นักบริหาร 3 ระดับ

1. ผู้บริหารระดับสูง (Top Manager)  คือ ผู้บริหารที่อยู่ในระดับสูงสุดของสายบังคับบัญชา ทำหน้าที่นำองค์การไปสู่ความสำเร็จ เป็นผู้ที่ต้องรับผิดชอบองค์การทั้งหมดและเป็นผู้กำหนดวัตถุประสงค์และนโยบายสำคัญๆ ให้กับองค์การ ขอบเขตการบริหารจัดการจึงเกี่ยวข้องกับปัจจัยต่างๆ ในสภาพแวดล้อมภายนอกและปัจจัยต่างๆ ภายในองค์การ 

2. ผู้บริหารระดับกลาง (Middle Manager) คือ ผู้บริหารที่อยู่ระดับรองลงมาจากผู้บริหารระดับสูง เป็นผู้รับเอาเป้าหมาย นโยบายและแผนงานจากผู้บริหารระดับสูงให้นำไปปฏิบัติ ทำหน้าที่ประสานงานโดยพยายามรวบรวมผลสำเร็จของการทำงานภายในหน่วยงานที่ตนรับผิด ชอบอยู่ ส่งมอบให้กับผู้บริหารระดับที่อยู่สูงถัดขึ้นไป ขณะเดียวกันก็จะคอยร่วมมือช่วยเหลือในการเผชิญและแก้ไขปัญหาที่มากระทบจากภายนอกด้วย ผู้บริหารระดับกลางยังมีหน้าที่รับผิดชอบต่อการทำงานของผู้บริหารที่อยู่ระดับล่างลงมา

3. ผู้บริหารระดับต้น (First-line Manager or First-line Supervisor) คือ ผู้บริหารระดับล่างสุด รับผิดชอบการปฏิบัติงานของพนักงานปฏิบัติการ เป็นผู้ใกล้ชิดและสั่งการโดยตรงกับ   พนักงานปฏิบัติการและมีโอกาสรู้ความเป็นไปของปัญหาที่เกิดขึ้นในจุดปฏิบัติงาน  ในบางองค์การ อาจจะมีกำหนดตำแหน่งงานของผู้บริหารระดับต้น เป็น Line Manager  หัวหน้างาน Supervisor  หัวหน้างาน Foreman ผู้นำกลุ่ม (Crew Leader) เป็นต้น

..................................................................................................................................................................................

การตัดสินใจ (Decision Making)

การตัดสินใจ หมายถึง  กระบวนการเลือกทางเลือกใดทางเลือกหนึ่ง จากหลาย ๆ ทางเลือกที่ได้พิจารณา หรือประเมินอย่างดีแล้วว่า เป็นทางให้บรรลุวัตถุประสงค์ และเป้าหมายขององค์การ การตัดสินใจเป็นสิ่งสำคัญ และเกี่ยวข้องกับ หน้าที่การบริหาร หรือการจัดการเกือบทุกขั้นตอน ไม่ว่าจะเป็นการวางแผน การจัดองค์การ การจัดคนเข้าทำงาน การประสานงาน และการควบคุม

รูปแบบการตัดสินใจของบริหาร

1.        การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ (Strategic Decision Making)   การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง ที่ให้ความสนใจในอนาคต เช่น การกำหนดวิสัยทัศน์ขององค์การ การกำหนดนโยบายและการวางแผนระยะยาว เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนด โดยทั่วไปสิ่งแวดล้อมในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงจะมีการเปลี่ยนแปลงหรือมีความไม่แน่นอน และไม่สามารถกำหนดขั้นตอนการตัดสินใจที่ชัดเจนไว้ล่วงหน้าได้

2.        การตัดสินใจเชิงยุทธวิธี (Tactical Decision Making) การตัดสินใจเชิงยุทธวิธีเป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง ซึ่งจะเกี่ยวกับการจัดการเพื่อให้การดำเนินงานบรรลุตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ตามที่ผู้บริหารระดับสูงกำหนดไว้ การตัดสินในระดับนี้จะเกี่ยวข้องกับปัญหาในลักษณะแบบกึ่งโครงสร้าง เช่น กาจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ การจัดสรรงบประมาณ การกำหนดการผลิต การกำหนดยุทธวิธีทางการตลาด การวางแผนงบประมาณระยะกลาง และการทำโครงการต่าง ๆ เพื่อให้สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้

3.        การตัดสินใจเชิงปฏิบัติการ (Operational Decision Making)  การตัดสินใจเชิงปฏิบัติการเป็นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับปฏิบัติการหรือหัวหน้างานซึ่งเกี่ยวข้องกับงานประจำหรือการปฏิบัติงานเฉพาะด้านต่างๆ ที่เกิดขึ้นเป็นกิจวัตรเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าสามารถปฏิบัติงานเหล่านั้นได้ตามแผนที่วางไว้อย่างสำเร็จและมีประสิทธิภาพ เช่น การตัดสินใจในกระบวนการสั่งซื้อการควบคุมสินค้าคงคลัง การตัดสินใจในระดับนี้เป็นการตัดสินใจเกี่ยวข้องกับปัญหาลักษณะแบบมีโครงสร้าง ซึ่งหลักเกณฑ์และวิธีการต่าง ๆ สามารถกำหนดไว้ล่วงหน้าและทำการตัดสินใจได้โดยอัตโนมัติเนื่องจากจะเป็นปัญหาในเรื่องที่ซ้ำ ๆ กัน ตัวอย่างของการตัดสินใจ เช่น การกำหนดเวลาสั่งสินค้าคงคลังจำนวนวัตถุดิบที่จะสั่งซื้อแต่ละครั้ง การวางแผนเบิกจ่ายวัสดุ และการมอบหมายงานให้พนักงานเป็นรายบุคคล

กระบวนการตัดสินใจประกอบด้วย 4 ขั้นตอน คือ

1.       การใช้ความคิดประกอบเหตุผล (Intelligence)   เป็นขั้นตอนที่รับรู้และตระหนักถึงปัญหาหรือโอกาสที่เกิดขึ้น ทำการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับปัญหา นำข้อมูลมาวิเคราะห์และตรวจสอบเพื่อแยกแยะและกำหนดรายละเอียดของปัญหาหรือโอกา

2.       การออกแบบ (Design)   เป็นขั้นตอนของการพัฒนาและวิเคราะห์ทางเลือกในการปฏิบัติที่เป็นไปได้ รวมถึงการตรวจสอบและประเมินทางเลือกในการแก้ปัญหา ซึ่งอาจใช้ตัวแบบเพื่อสร้างทางเลือกต่าง ๆ ในการแก้ปัญหา หรือออกแบบหนทางแก้ปัญหาที่ดีที่สุด

3.       การคัดเลือก (Choice)   ผู้ตัดสินใจจะเลือกแนวทางเลือกที่เมาะสมกับปัญหาและสถานการณ์มากที่สุด โดยอาจใช้เครื่องมือมาช่วยวิเคราะห์ คำนวณค่าใช้จ่ายและผลตอบแทนของแต่ละแนวทางเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าได้เลือกแนวทางที่ดีที่สุด

4.       การนำไปใช้ (Implementation)   เป็นขั้นตอนที่นำผลการตัดสินใจไปปฏิบัติและคิดตามผลของการปฏิบัติเพื่อตรวจสอบว่าการดำเนินงานมีประสิทธิภาพหรือมีข้อขัดข้องประการใด จะต้องแก้ไข้หรือปรับปรุงให้สอดคล้องและเหมาะสมกับสถานการณ์อย่างไร